Mistrzowie montażu

Od początku tego roku możliwe jest tworzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Co istotne, dotyczyć to będzie tylko osób zatrudnionych w roku bieżącym.

W poprzednim stanie prawnym akta osobowe mogły być przechowywane w formie elektronicznej opcjonalnie, wyjściowa (obowiązkowa) była jednak forma papierowa. Możliwe będzie także zmienienie formy przechowywania akt pracowniczych z papierowej na elektroniczną, i odwrotnie – w dowolnym momencie. Zmiana na postać elektroniczną wymaga jednak od pracodawcy nie tylko sporządzenia skanów posiadanych dokumentów, lecz także opatrzenia ich podpisem elektronicznym pracodawcy, osoby upoważnionej lub też pieczęcią elektroniczna pracodawcy. Zmiana w drugą stronę natomiast wymaga podpisu wydruków przez pracodawcę lub osobę upoważnioną oraz potwierdzenia ich zgodności z wersjami elektronicznymi.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, a raczej tworzenie elektronicznych formularzy, nie dotyczy jednak umowy o pracę czy też wypowiedzenia takiej umowy – te dokumenty nadal należy sporządzić w formie papierowej, a następnie można je zeskanować i umieścić w odpowiedniej teczce elektronicznej.

Kolejnym ułatwieniem jest skrócenie – i to znaczne – czasu przechowywania akt pracowniczych. Okres ten w roku ubiegłym wynosił 50 lat. Od 1 stycznia natomiast pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta pracowników jedynie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym umowa została rozwiązana. Ale zmiana ta dotyczy tylko nowozawieranych umów. Pozostałe akta będzie można po upływie 10 lat zniszczyć lub oddać pracownikom pod jednym warunkiem: należy przesłać do ZUS odpowiedni raport imienny, zawierający niezbędne informacje do wyliczenia emerytury lub renty. Nie można natomiast skrócić okresu przechowywania akt tych osób, z którymi umowę o pracę rozwiązano przed 1999 rokiem. Tak więc ich dokumenty nadal należy przechowywać przez okres 50 lat.

Oceń artykuł