Mistrzowie montażu

Znajdź montażystę
Strona główna » Baza wiedzy » Prawo i firma » Elementy umowy z klientem

Elementy umowy z klientem(13/04/2012)

Rozmowa z klientem, złożenie oferty na okna i uzgodnienie warunków realizacji owocują zazwyczaj otrzymaniem zlecenia na wykonanie dostawy i montażu stolarki.

Najczęściej odbywa się to tak, że Klient podpisuje druk zamówienia, wpłaca zaliczkę, a po kilku tygodniach zajeżdża do niego ekipa z oknami i wykonuje montaż. Ale czy na pewno wie, co ustalono z Klientem przy podpisywaniu zamówienia? Czy wie, co mu wówczas obiecano? Czy sprzedawca pamięta szczegóły tamtej rozmowy? Najczęściej nie…

Dlatego niezwykle ważne jest spisanie uzgodnień z Klientem, aby po kilku dniach czy tygodniach móc do nich łatwo wrócić. Należy dążyć do jak najdokładniejszego opisania poczynionych ustaleń. Kiedy spiszemy te wspólne ustalenia, wówczas są one jednoznaczne i nie podatne na interpretacje typu: „ja to inaczej zrozumiałem”, albo „ja myślałem, że..” itp. Dla uniknięcia jakichkolwiek nieporozumień należy spisać z Klientem precyzyjną umowę, a jeżeli obejmuje ona dostawę i montaż okien, to powinna to być umowa o wykonanie robót remontowo-budowlanych. Tylko w tym przypadku i pod warunkiem, że wykonujemy te roboty w budynku kwalifikującym się do kategorii budownictwa społecznego, co spełnia ogromna większość budynków mieszkalnych, możemy naliczyć Klientowi specjalną, obniżoną stawkę podatku VAT, czyli obecnie 8 procent.

Jakie elementy powinna zawierać Umowa z klientem?

Po pierwsze musi określać strony, które ją zawierają: z jednej strony Zamawiający wykonanie robót, z drugiej ich Wykonawca, czyli my. Dobrze jest przy tej okazji ustalić poza adresem Klienta, jego adres poczty internetowej oraz numer telefonu, pod którymi będziemy mogli się z nim skontaktować w trakcie realizacji jego zamówienia.

Po drugie powinniśmy określić jaki jest zakres zlecanej pracy i gdzie będzie ona wykonywana. Do tego celu bardzo przydatna będzie nam Karta Pomiaru, w której zapiszemy wszelkie ustalenia poczynione już na miejscu obmiaru stolarki. Im bardziej precyzyjne będą zapisy w tej Karcie, tym mniejsze ryzyko pomyłki w zamówieniu czy nieporozumień co do zakresu wykonywanych prac.

Po trzecie musimy określić kto odpowiada za wszelkie uzgodnienia formalne, jeśli takie będą wymagane. Chodzi tu o zgłoszenie remontu, pozwolenie na budowę czy też uzgodnienia dotyczące zmiany wyglądu elewacji. Najwygodniej oczywiście, kiedy wszystkie te uzgodnienia leżeć będą po stronie Zamawiającego, aczkolwiek znane są przypadki odpłatnego wyręczania go w tym obowiązku przez Wykonawców. Tak czy inaczej trzeba zapisać w umowie, kto za tą formalno-prawną stronę realizacji odpowiada.

Po czwarte określamy termin rozpoczęcia robót montażowych oraz przewidywany termin ich zakończenia. Jeżeli jest to prosta, jednodniowa praca, to można oczywiście zapisać po prostu, że zamówione roboty wykonane zostaną w określonym dniu.

Po piąte precyzyjnie określmy sposób wykonania i odbioru zamówionych robót. Zobowiążmy Zamawiającego do przygotowania nam miejsca wykonania robót i udostępnienia go w określonym terminie i stanie umożliwiającym nam podjęcie pracy. Wyraźnie zapiszmy, że wszelkie materiały dowieziemy na miejsce w ilościach zapisanych w Karcie Pomiaru, w tym także materiały pomocnicze w ilościach niezbędnych do wykonania tej pracy. Nie ma powodu, abyśmy korzystali z materiałów Zamawiającego i z tego tytułu obniżali mu np. cenę za wykonane prace. Zobowiążmy się, że sprzątniemy po sobie, ale zobowiążmy także Zamawiającego, że w wyznaczonym przez nas terminie tą naszą pracę odbierze i swoją akceptację dla niej potwierdzi podpisem na oficjalnym protokole odbioru robót. W przypadku stwierdzenia jakichś poważniejszych usterek lub niezgodności z ustaleniami (Kartą Pomiaru) Klient zapisze te uwagi w protokole i wyznaczy nam termin ich usunięcia.

Po szóste, jeżeli w trakcie wykonywania pracy ustalamy coś dodatkowego z Zamawiającym lub zmieniamy zakres prac albo sposób ich wykonania – zawsze zapiszmy to i podpiszmy wspólnie z Zamawiającym. Niekiedy luźne rozmowy czy swobodne dyskusje traktowane są jako zobowiązanie lub zgoda na zmiany, a potem wymagane jako wspólnie ustalone. Ustalmy więc z Zamawiającym wyraźnie: w realizacji naszej pracy obowiązujące jest tylko to, co jest zapisane na papierze i wspólnie przez nas podpisane. Może to być również zapis korespondencji e-mailowej.

Po siódme określmy Zamawiającemu zakres udzielanej przez nas gwarancji na materiały i wykonaną pracę. Z odpowiedzialności za efekty naszych prac nikt nas nie zwolni, ale odpowiedzialność za zastosowane materiały ponoszą już ich producenci – niekiedy ich gwarancje są krótsze niż nasza.

Po ósme pamiętajmy, że Klient zawsze może wycofać się z umowy i bądźmy na to przygotowani. Zagwarantujmy sobie, że jeśli zaliczka Klienta nie pokryje całości naszych nakładów, bo np. zakupiliśmy specjalne kotwy albo zamówiliśmy nietypowe parapety na wymiar, wówczas Klient pokryje nam tą różnicę w przypadku wycofania się z zamówienia.

Po dziewiąte Klient nie powinien nam odmówić zapłaty tylko dlatego, że wykrył ryskę na szybie. Wykonawca ma obowiązek usunięcia w okresie gwarancji wszelkich wad powstałych z jego winy, a zabezpieczeniem wystarczającym dla Klienta, zapewniającym mu wywiązanie się z tego obowiązku jest polisa odpowiedzialności cywilnej tzw. kontraktowej. W taką polisę OC powinna być wyposażona każda szanująca się firma świadcząca usługi.

Po dziesiąte pamiętajmy, że spory z Klientami są dosyć powszechne, dlatego bądźmy na nie przygotowani. Ustalmy od razu z Klientem, że jeśli nastąpi między Wami spór o charakterze technicznym, to rozstrzygnie go wskazany przez Was rzeczoznawca, o niekwestionowanej wiedzy z zakresu techniki okiennej i techniki montażu stolarki. Rzeczoznawców takich znaleźć można w związkach i zrzeszeniach branżowych lub w Instytucie Techniki Budowlanej.

Żadna umowa nie zagwarantuje nam braku kłopotów. One są nieodłącznym elementem naszego życia. Jednak dobrze sformułowana umowa zabezpiecza nasze podstawowe interesy jako przedsiębiorcy (sprzedawcy, montażysty). Pamiętajmy, że nie pisze się jej na okoliczność, kiedy wszystko dobrze się układa, ale właśnie na wypadek niepowodzeń i sporów z Klientami. I oby one nigdy się nie zdarzyły, ale jeśli już się zdarzą, powinniśmy być przygotowani na stawienie czoła wynikłym z nich kłopotom. Pamiętajmy, że bycie przedsiębiorcą daje szanse dobrych zarobków, ale niesie ze sobą również ryzyko porażki. Zabezpieczajmy się przed tym ryzykiem m.in. poprzez odpowiednie zapisy w umowach z klientami.

Krzysztof Chaciński

Ekspert prawny Zrzeszenia Montażystów Stolarki

Uwaga: wzór umowy z Klientem jest dostępny dla każdego zrzeszonego montażysty w biurze ZMS. Może on być dobrą podstawą do stworzenia własnej, indywidualnej umowy. Zachęcamy do skorzystania.

 

Oceń artykuł
oceń na 1oceń na 2oceń na 3oceń na 4oceń na 5 (5 głosów, średnia ocena: 5,00)
Komentarze Dodaj komentarz
  1. LANGER napisał:

    O, konkretny konkret! Przez całe lata istnienia naszej firmy dopracowaliśmy naszą umowę, ucząc się na własnych błędach, ale spojrzenie na inną też jest cenne…

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*


*